O encerramento de contas das empresas para o fecho do ano é um processo fundamental para o apuramento de todos os resultados e anomalias. São estas peças contabilísticas, que irão mostrar, verdadeiramente, a posição patrimonial da empresa.

É certo que muitas das etapas que iremos enunciar devem ser levadas a cabo durante todo o ano. Porém é nesta altura que se torna primordial verificar se está realmente tudo em conformidade para o encerramento de contas do período.

Procedimentos de controlo para um fecho do ano tranquilo

Passo a passo, mostramos tudo a que deve atentar para um fecho de ano sem problemas, nem deslizes ou esquecimentos.

Verificação dos inventários

Do ponto de vista da Contabilidade, os inventários devem ser calculados no balanço ao custo ou, se inferior, ao valor realizável líquido.

Verificação dos ativos fixos

É necessário confirmar se todos estes movimentos se encontram devidamente registados na contabilidade e se os mapas de reintegrações/depreciações e as fichas de cada ativo, estão atualizados e em correspondência.

Conciliação bancária

Todas as empresas realizam transações financeiras no seu dia-a-dia. É uma prática comum, normal e recorrente. Falamos de pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros.

Se estas transações forem um volume elevado, por vezes, os saldos bancários podem não refletir com exatidão a posição financeira real naquele momento. Por isso mesmo é que esta etapa é tão necessária, visto que permite comparar e harmonizar os extratos bancários com os controlos contabilísticos internos da empresa. Assim não há discrepâncias e tudo fica registado e controlado.

Verificação de clientes e fornecedores

No processo de fecho de ano, é ainda necessário verificar se todos os valores faturados aos clientes/fornecedores e recebidos pela empresa estão corretos. Enumeramos alguns:

  • Faturas emitidas devidamente registadas;
  • Notas de crédito assinadas e registadas;
  • Notas de débito registadas;
  • Dados do programa de faturação que devem coincidir com os registos da contabilidade;
  • IVA liquidado;
  • Operações isentas de IVA enquadradas na legislação existente.

Verificação da conta do pessoal

No encerramento de contas para o fecho do ano, é igualmente fundamental fazer a verificação do registo de todos os processamentos de salários efetuados e correspondente pagamento das remunerações.

Verificação da conta Estado

Também igualmente necessário analisar com precisão os diferentes impostos que compõem a conta Estado e os pagamentos efetuados, de modo a saber os valores efetivamente por liquidar/receber. Entre os principais encontramos:

Verificação dos gastos das viaturas – se existentes

É importante verificar também se todos os gastos suportados com os veículos da empresa, quando os há, estão devidamente registados:

  • Seguros;
  • IUC — Imposto Único de Circulação;
  • Inspeção Periódica.

Verificação da conta Acréscimos e Diferimentos

Pelo emprego do regime do acréscimo, é necessário verificar que se encontram registados todos os movimentos que transitaram do ano anterior, bem como aqueles irão transitar para o ano seguinte.

Controlo da conta de remunerações a liquidar

Este ponto também se enquadra no regime do acréscimo e significa que é necessário proceder à regularização dos lançamentos efetuados em relação ao pagamento de férias, subsídio de férias e encargos, relativos aos funcionários da entidade. Isto acontece porque dizem respeito ao período anterior.

Cruzamentos com o Portal das Finanças

No fecho do ano, e como etapa final, não se esqueça de verificar se a informação existente nas plataformas eletrónicas está de acordo com a registada na contabilidade, principalmente nos seguintes pontos:

  • Imóveis;
  • Viaturas;
  • Recibos verdes eletrónicos;
  • Controlo do volume de negócios com E-Fatura.