Estamos naquela altura em que o fecho de contas nas empresas domina grande parte do trabalho realizado pelos respetivos departamentos.

Ainda que estes procedimentos devam ser feitos ao longo do ano, nesta fase é fundamental certificar-se de que está tudo em conformidade.

É certo que diferentes atividades poderão ter os seus próprios meios de controlo, mas, na generalidade dos casos, é possível identificar algumas etapas que podem ser consideradas de aplicação comum.

Fecho de conta nas empresas em 10 passos

Relembramos, então, quais os processos que se aplicam à generalidade das entidades empresariais. Tome nota.

1. Verificação do inventário

É imprescindível confirmar se os produtos ou os serviços existentes coincidem com os dados da contabilidade da empresa. Assim sendo, o controlo de todo o stock e a sua correta gestão permite ter o equilíbrio entre o investimento feito e as vendas efetuadas.

2. Confirmação dos ativos fixos

No fecho de contas nas empresas devem ainda ser confirmadas todas aquisições ou alienações de ativos. Na prática, trata-se de se certificar de que todos os movimentos efetuados pela empresa estão devidamente registados na contabilidade e em conformidade legal.

3. Conciliação bancária

Para este processo é ainda importante preparar os mapas de conciliação bancária, no sentido de apurar eventuais diferenças existentes entre o saldo contabilístico e o saldo bancário. Esta ação estende-se a todas as aplicações financeiras ou operações de crédito/financiamento.

4. Conferência de clientes e fornecedores

No processo de encerramento de contas de uma empresa é, igualmente, importante confirmar se os valores faturados aos clientes e aos fornecedores foram os valores recebidos pela empresa, nomeadamente:

• Se as faturas emitidas estão devidamente registadas e pela quantia correta;
• Se as notas de crédito foram assinadas e registadas;
• Se existem notas de débito registadas;
• Se os dados do programa de faturação coincidem com os registos da contabilidade;
• Se o IVA devidamente liquidado;
• Se há operações isentas de IVA que estão corretamente enquadradas na legislação existente.

5. Confirmação da conta do pessoal

Este período é também o mais indicado para verificar o registo dos processamentos de salários efetuados, bem como o respetivo pagamento das remunerações.

6. Validação da conta Estado

Muita atenção nesta parte, para evitar o pagamento de multas. Assim, não se esqueça de analisar as diferentes rubricas de impostos e verificar os pagamentos efetuados. Falamos de IVA, IRC, retenções na fonte, pagamentos à Segurança Social e outros impostos, como o Imposto Municipal sobre Imóveis (IMI) ou o Imposto Único de Circulação (IUC).

7. Verificação dos acréscimos e diferimentos

Durante o fecho de contas nas empresas deve-se confirmar que se encontram registados todos os movimentos do ano anterior ou que irão transitar para o ano seguinte, como é o caso de operações relacionadas com acréscimos de custos, proveitos, diferimentos de proveitos e custos.

8. Controlo das remunerações

Este ponto diz respeito à regularização dos lançamentos efetuados em relação ao pagamento de férias, subsídio de férias e encargos com todos os colaboradores da empresa.

9. Gastos das viaturas

É importante verificar se as despesas relacionadas com as viaturas da empresa estão registadas e em conformidade. Por isso, analise os seguros, o IUC e a inspeção periódica obrigatória.

10. Cruzamentos com o Portal das Finanças

Da mesma forma, deve certificar-se de que a informação existente nas plataformas eletrónicas está de acordo com a informação que se encontra registada na contabilidade, principalmente em determinados assuntos, como imóveis, viaturas, recibos verdes e controlo do volume de negócios com E-Fatura.

Agora sim: depois de efetuar a verificação e validação de todos estes pontos, estará em condições de fazer o encerramento de contas e elaborar as demonstrações financeiras.

Todavia, se tiver alguma dificuldade neste processo, saiba que pode contar com a nossa ajuda.